Julkaistu
13.6.2019
-
Päivitetty

Tulojen ja menojen seuranta (Excel ja Google Sheet pohja)

Omien tulojen ja menojen seuranta mahdollistaa tehokkaamman rahankäytön ja säästämisen lisäksi paremmat päätökset ja vapauttaa aivokapasiteettia muihin asioihin.

Aloitin itse tietoisen datan hyödyntämisen arkielämässäni tulojen ja menojen seurannalla vuonna 2013. Siksi ajattelin, että mikä olisikaan parempi tapa aloittaa tämä blogi, kuin aiheella, josta itse aloitin. Voit lukea tarkemmin tämän blogin synnystä.

Aihe tuntuu myös suhteellisen ajankohtaiselta, sillä se on ollut esillä viime aikoina, mm. Helsingin Sanomissa (6.6.2019), Rahapodissa ja iltapululehdissä.

Miksi ylipäätänsä seurata tuloja ja menoja?

Tärkein ja ehkä selkein syy on suunnitelmallisuus. Yksinkertaisesti pitämällä kirjaa tuloista ja menoista tiedät tarkemmin, kuinka paljon sinulla on tällä hetkellä rahaa ja voit suunnitella sen käyttöä eteenpäin.

Tämän lisäksi tulojen ja menojen seuraaminen toi itselleni myös muutamia odottamattomia hyötyjä.

Opettaa

Muutaman kuukauden datankeruun jälkeen yllätyin todella paljon mihin rahani oikeasti menivät. En olisi kysyttäessä osannut vastata realistisesti rahojen jakautumista eri kategorioiden väleillä. Olisin luultavasti vastannut lähimuistini pohjalta, eli mitä olin tehnyt muutaman edellisen viime viikon aikana.

Pystyin myös kertomaan opiskeluaikojeni alussa äidilleni, etten juhlinut ja juonut puolia rahoistani, alkoholiin meni vain 11,2 % rahoistani… dämn. Onneksi opiskeluajoista on edetty ja alkoholikategoria vie nykyään vain 9,2 % rahoistani… No, onneksi kerrat ja määrät ovat vähentyneet, mutta ilmeisesti maku myös kallistunut.

Toinen opettavainen kategoria on ollut ulkomaanmatkailu. Itse olen ainakin lähtenyt monelle reissulle kavereiden tiivistetyn myyntipitching perusteella “lennot vajaa pari sataa, halpa jaettu Airbnb ehkä satanen per naama, pari sataa käyttörahaa, niin koko reissu maksaa joku max 600 euroa”. Datan avulla voin sanoa tarkalleen, kuinka paljon 10 kaverin kanssa pitkä viikonloppu Glasgowssa dartsin Premiere League -kisoissa maksaa.

Ja mikä parasta, voin käyttää tätä dataa hyödyksi seuraavia reissujen (realistisessa) suunnittelussa.

Vapauttaa aivokapasiteettia

Huomasin opiskeluaikojen alussa — ennen kuin aloitin tulojen ja menojen tarkemman seuraamisen — miettiväni rahatilannettani todella paljon. Elämä oli yhtä ekstempore-elämää ja koko ajan tapahtui sitä sun tätä, suurin osa vielä täysin suunnittelematta. Oli vaikea pysyä rahanmenon perässä ja kuinka paljon sitä tuli menemään lähitulevaisuudessa.

Kun päätin alkaa pitämään kirjaa tuloista ja menoista huomasin ilokseni, että mietin rahatilannettani huomattavasti vähemmän. Pystyin milloin vain avaamaan taulukkoni ja näkemään tarkalleen, kuinka paljon minulla oli rahaa käytettävissä. Käytännössä ulkoistin rahastressin taulukolle.

Mahdollistaa muun optimoinnin

Kun raha-asiat ovat hallinnassa, voi rahan käyttöä optimoida myös muuten. Itse tein tämän siirtämällä päivittäisen rahaliikenteeni Nordeasta ja S-pankista Bank Norwegianiin. Tämä siksi, että Norwegian maksaa sekä parempaa korko (0,75 % säästötilille), että lentopisteitä (1,00 % kulutuksesta). Näiden avulla saan vuodessa useiden satojen eurojen edestä etua verrattuna "normaalien" pankkien perustileihin ja maksukortteihin. Perustilien korko on luokkaa 0,01 %, eikä perus Visa Electron tarjoa mitään bonusohjelmaa.

Pieni disclaimer. Jos raha-asiat siirtää esimerkiksi Bank Norwegianiin ja rupeaa käyttämään luottokorttia, ilman että raha-asiat ovat 100% hallussa, on mahdollista käyttää luottokorttia niin, että maksettavaksi tulee isot (noin 20 %) korot, jotka syövät edut ja vielä vähän päälle.

Päivittäisten raha-asioiden optimoinnista ajattelin myös kirjoitella erikseen.

Miten sitten seurata tuloja ja menoja?

Nykyään lähes jokainen pankki tarjoaa omia analytiikkatyökaluja menojen seurantaan. Nämä ovat erittäin tervetulleita ominaisuuksia, mutta ainakin itselleni ne ovat liian rajallisia. Nämä työkalut luottavat (liian huonoon) automaatioon ja kategorisoivat esimerkiksi 24 packin Alepasta ruokakategoriaan, ei alkoholikategoriaan.

Lisäksi ne pystyvät seuraamaan vain niihin liitettyjen maksukorttien tapahtumia. Näin tilisiirrot ja muilta korteilta menneet maksut jäävät kirjaamatta.

Useimmat palvelut eivät myöskään seuraa tuloja ollenkaan, eikä osaa luokitella esim. MobilePayn kaltaisten sovellusten rahaliikennettä.

Nämä työkalut ovat kuitenkin huomattavasti parempia, kuin olla seuraamatta tuloja ja menoja ollenkaan. Jos sinua kuitenkin kiinnostaa tarkempi seuranta, kannattaa lukea eteenpäin.

Excel ja Google Sheets pohja tulojen ja menojen seurantaan

Vuosien varrella olen tehnyt paljon uudistuksia käyttämääni pohjaan. Yksinkertaistin datan taulukkomuotoon ja analyysin pivot-taulukkoon. Vaihdoin myös softaa Google Sheetistä Exceliin, sillä Excel ja sen pivot-taulukko mahdollistaa huomattavasti enemmän kuin Google Sheets. Tähän tarkoitukseen se ei kuitenkaan ole missään nimessä pakollinen. Google Sheets käy erinomaisesti.

Rakensin teille pohjat molempiin softiin ja ne toimivat täysin samalla periaatteella. Voit tutustua ja ladata haluamasi pohjan alta.

Pohjien käyttö

Molempien pohjien toimintalogiikka on täysin sama. Oletukseni on, että softat ovat jokseenkin tuttuja entuudestaan. Jos kaipaat tarkempaa infoa näiden softien eroista, ole meikäläiseen yhteydessä Twitterissä tai sähköpostilla karri(at)hiekkanen.com ja voin kirjoittaa aiheesta oman blogin.

Yhteiset ominaisuudet

Molemmissa kaikki tulot ja menot listataan data-välilehdelle ja analysoidaan pivot-välilehdellä. Kummassakaan ei ole etukäteen määritettyjä luokkia tai kategorioita, vaan pystyt lisäämään ja poistamaan niitä vapaasti. Tämä mahdollistaa myös muun datan keräämistä, mutta palaan siihen myöhemmässä kirjoituksessa.

Pohjissa on muutamia esimerkkejä syötetystä datasta ja tämän datan pivot-taulukosta. Voit huoletta poistaa esimerkkirivit omasta Expense Trackeristä.

Yhteisen toimintalogiikan lisäksi softissa on myös muutamia eroavaisuuksia.

Google Sheets

Saat tehtyä Google Sheetsistä oman kopion Tiedosto -> Luo kopio, joka tallentaa Expense Trackerin kopion sinun Google Drive -kansioon.

Kun syötät tietoja data-välilehdelle, päivittyy pivot-välilehden sisältö automaattisesti. Eli pivot-välilehden pivot-taulukko näyttää aina kaiken datan, eikä vaadi erillistä päivittämistä.

Microsoft Excel

Saat tallennettua Excelistä oman version heti latauksen yhteydessä. Voit tallentaa sen mihin tahansa kansioon tai OneDriveen, joka mahdollistaa tiedoston käytön verkossa office.com:in kautta.

Excel-tiedostoissa pivot-taulukko päivittyy aina kun avaat tiedoston tai erikseen päivittäessä. Jos siis haluat tarkastella juuri syöttämiäsi tietoja pivot-taulukossa, tulee sinun päivittää se. Tämä onnistuu Pivot-taulukko analyysi -valintanauhalta “päivitä painikkeesta” (englanninkielisessä versiossa PivotTable Analyze > Refresh).

Vinkkejä tulojen ja menojen helppoon seurantaan

Itse olen löytänyt kaksi hyvää tapaa helpottaa tulojen ja menojen seuraamista.

Kuitti aina talteen

Itse aloitin Expense Trackerin täyttämisen yksinkertaisesti ottamalla aina kuitin mukaan. Opettelin laittamaan sen aina samaan paikkaan (oikeaan takataskuun), josta tyhjensin kuitit tietokoneen viereen saapuessani kotiin.

Kirjaa heti

Siirryin kuittien talteenotosta kirjaamaan tapahtumat heti kännykällä 3 vuotta sitten, samalla kun rupesin keräämään manuaalisesti myös muuta kuin rahaliikenteeseen liittyvää dataa. Seuraan nykyään monen mielestä häiritsevän paljon asioita, omasta mielestäni vain tärkeimpiä. Mutta palataan tähän myöhemmässä kirjoituksessa.

Jotta heti kirjaaminen on mahdollisimman helppoa en kirjaa suoraan Exceliin tai Google Sheetsiin, koska molemmat sovellukset ovat asteen verran liian raskaita. Kirjaan tapahtumat aina nopeasti johonkin todella kevyeen äppiin, joka aukeaa salamannopeasti. Näitä ovat esimerkiksi SimpleNote ja Google Keep.

Jos eksyit lukemaan ensimmäisen blogini ja koit sen hyödylliseksi, lähetän mielelläni myös tulevat datailut teikäläisen sähköpostiin alla olevan lomakkeen kautta. Jos haluat olla meikäläiseen yhteydessä, onnistuu se Twitterissä tai sähköpostilla karri(at)hiekkanen.com.

<- Blogi

Tilaa tulevat kirjoitukset sähköpostiin

Kiinnostuitko myös tulevista kirjoituksistani? Kirjoittelen sen verran epäsäännööllisesti, että lähetän mielelläni sinulle viestiä uusista blogeistani.

Mahtavaa! Jatketaan pian sähköpostin välityksellä.
Oho, jokin meni pieleen. Kokeile ihmeessä uudelleen.